La funció de la convocatòria és demanar la presència d'una persona en una reunió en un lloc i una data concrets.
Característiques
La llargària d'una convocatòria no ha de ser superior a un full. Si la informació que s'hi ha de donar és molt llarga, el que es fa és adjuntar-hi altres documents que la recullen.
Estructura
Destinatari
Pot tenir com a màxim cinc línies, que corresponen a la informació següent:
Nom i cognoms
Càrrec, si escau
Nom de l'entitat, si escau
Via pública, número, pis i porta
Codi postal i població (comarca, si cal)
Salutació (i comiat)
Aquest apartat és optatiu.
La fórmula de salutació que correspon a aquest document és Senyor o Senyora, segons què calgui. Així mateix, i en concordança amb la salutació, les fórmules de comiat que s'utilitzen són Atentament o Ben atentament.
Cos de la convocatòria
Cal tenir en compte que la persona encarregada de convocar una reunió és el president o la presidenta de l'òrgan convocat.
Per tant, en els casos en què qui convoca és el secretari o la secretària de l'òrgan, ha de constar que ho fa per indicació o per ordre del president.
Hi han de constar el dia, l'hora i el lloc de la reunió, i a continuació l'ordre del dia (la llista numerada dels temes que s'hi tractaran).
En l'ordre del dia hi acostuma a haver dos punts fixos:
Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior [sol ser el primer punt]
Torn obert de paraules [sol ser l'últim punt]
Signatura
Inclou tres espais diferents i en l'ordre en què els presentem a continuació:
- nom i cognoms de l'emissor,
- espai per a la firma manuscrita,
- càrrec que ocupa o unitat estructural a què pertany.
Datació
S'hi han de fer constar el lloc i la data en què s'emet el document de la manera següent:
El nom de la localitat i, separat per una coma, el dia (amb xifres), el mes (amb lletres) i l'any (amb xifres, complet i sense punt entre la primera xifra i la segona), sense puntuació final.
Barcelona, 27 de novembre de 2002
Informacions ocasionals
Espai reservat per a anotacions complementàries relacionades amb el contingut de la carta (postdata, referències d'arxiu, etc.).